Müasir təşkilatlarda uğur yalnız maddi və insan resurslarının mövcudluğu ilə deyil, onların səmərəli və məqsədyönümlü idarə olunması ilə ölçülür. Layihə menecmenti və proseslərə layihə yanaşması konsepsiyası təşkilatların əməliyyatlarını strukturlaşdıraraq nəticələrin ölçülə bilən və effektiv olmasını təmin edir.

Proseslərin layihə kimi idarə olunması təşkilatlara aşağıdakı imkanları verir:

- Hər fəaliyyət üçün aydın məqsəd və nəticələr müəyyən etmək;

- Resursların optimal istifadəsini təmin etmək;

- İşlərin icrasını şəffaf şəkildə izləmək.

Beynəlxalq təcrübə göstərir ki, layihə menecmenti prinsiplərinin tətbiqi layihələrin vaxtında və büdcəyə uyğun icrasını artırır (PMI, 2015). Bu prinsiplərin düzgün tətbiqi yalnız layihələrin daha səmərəli idarə olunmasına deyil, həm də resursların optimal istifadəsinə, risklərin vaxtında müəyyənləşdirilib aradan qaldırılmasına, maraqlı tərəflər arasında daha şəffaf kommunikasiya qurulmasına və nəticədə daha dayanıqlı nəticələrin əldə edilməsinə imkan yaradır.
Azərbaycanda isə dövlət və özəl sektorda layihə əsaslı idarəetmə son illərdə geniş tətbiq olunur. Bu yanaşma təşkilatların daha çevik fəaliyyət göstərməsinə, resursların səmərəli bölüşdürülməsinə, risklərin vaxtında idarə olunmasına və maraqlı tərəflərin məmnunluğunun yüksəlməsinə şərait yaradır. Layihə menecmenti prinsiplərinin tətbiqi, xüsusilə iri infrastruktur layihələrində, informasiya texnologiyaları, tikinti, enerji və xidmət sektorlarında özünü daha aydın göstərir. Məqalənin məqsədi proseslərə layihə menecmenti konsepsiyası əsasında yanaşmanı, bu sahədə formalaşmış beynəlxalq təcrübəni və Azərbaycan nümunələrini əhatəli şəkildə təhlil etmək, həmçinin ölkəmizdə layihə əsaslı idarəetmənin inkişaf tendensiyalarını və mövcud çağırışları ortaya qoymaqdır. Bu təhlil, gələcəkdə daha effektiv idarəetmə mexanizmlərinin qurulmasına və Azərbaycan təşkilatlarının beynəlxalq rəqabət mühitində mövqeyinin güclənməsinə töhfə verə bilər.

Proseslərə Layihə Yanaşması Konsepsiyası

Proseslərə layihə yanaşması konsepsiyası hər bir əməliyyatın və fəaliyyətin layihə kimi idarə olunmasını nəzərdə tutur. Bu yanaşma çərçivəsində məqsədlər dəqiq müəyyən olunur, resurslar səmərəli bölüşdürülür, nəticələrin ölçülməsi və qiymətləndirilməsi aparılır. Hər bir prosesin layihə kimi idarə olunması isə həm layihə komandasının məsuliyyət bölgüsünü aydınlaşdırır, həm də idarəetmədə çevikliyi və effektivliyi təmin edir. Bu konsepsiya həm də təşkilatların strateji hədəflərinə uyğun olaraq fəaliyyətlərin ən səmərəli şəkildə koordinasiyası olunmasını tələb edir. Bu yanaşmanın əsas üstünlükləri:

1. Məqsəd və nəticələrin aydın müəyyən edilməsi: Hər prosesin icrası konkret nəticələrin əldə edilməsinə yönəlir.

2. Resursların səmərəli istifadəsi: İnsan, maddi və texniki resurslar planlı şəkildə bölüşdürülür.

3. Məsuliyyət və şəffaflıq: Layihə komandasının hər bir üzvü öz rolunu və məsuliyyətini bilir, əldə olunan nəticələr rəqəmlərlə ölçülə bilən səviyyədə olur.

Beynəlxalq təcrübə: IBM və Siemens kimi çoxmillətli şirkətlərdə demək olar ki, bütün proseslərə layihə yanaşması tətbiq olunur. Bu yanaşma proseslərin vaxtında tamamlanmasını təmin edir, resurs itkisini minimuma endirir, layihənin məsul şəxsləri arasındakı məsuliyyət bölgüsü səbəbi ilə ortaya çıxan problemlərin həllini sürətləndirir. Eyni zamanda layihə menecmenti metodologiyalarının tətbiqi bu şirkətlərdə innovativ həllərin hazırlanmasına, bazar dəyişikliklərinə daha çevik reaksiya verilməsinə və müştəri məmnuniyyətinin yüksəldilməsinə şərait yaradır.
Azərbaycan təcrübəsi: Dövlət qurumları, QHT-lər və özəl şirkətlər (məsələn, “Azərbaycan Layihə Menecerləri Assosiasiyası”AzPMA) layihə yanaşmasını tətbiq etməklə resurs və vaxt itkisini azaldır, büdcəni optimallaşdırırlar. Bu yanaşma həmçinin layihələrin idarə olunmasında şəffaflığı artırır, qərarvermə prosesini sürətləndirir və maraqlı tərəflər arasında daha effektiv kommunikasiya qurmağa imkan yaradır.
Son illərdə ölkədə informasiya texnologiyaları, tikinti, energetika, nəqliyyat və təhsil kimi müxtəlif sahələrdə layihə menecmenti metodologiyalarının geniş tətbiqi müşahidə olunur. Layihə yanaşması vasitəsilə həyata keçirilən dövlət proqramları və sosial layihələr vətəndaşlara göstərilən xidmətlərin keyfiyyətini yüksəldir, özəl sektorda isə şirkətlərin rəqabət qabiliyyətini gücləndirir. Ümumilikdə, Azərbaycan təcrübəsi göstərir ki, layihə menecmenti prinsiplərinin tətbiqi ölkədə davamlı inkişafın təmin olunmasına, innovativ təşəbbüslərin dəstəklənməsinə və qlobal bazarlara inteqrasiyanın sürətlənməsinə töhfə verir.

Layihə Menecmenti Konsepsiyası Əsasında İdarəetmənin Mərhələləri
Layihə menecmenti proseslərin sistemli və planlı şəkildə həyata keçirilməsini təmin edir. Layihənin həyat dövrü beynəlxalq təcrübədə beş əsas mərhələyə bölünür (PMI, 2015):
1. Başlanğıc mərhələsi: Məqsəd və layihə tələblərinin müəyyən edilməsi, maraqlı tərəflərin və resursların təyini, layihənin biznes əsaslandırmasının hazırlanması.
2. Planlaşdırma: İş mərhələlərinin dəqiq müəyyənləşdirilməsi, vaxt və büdcə planlaması, risklərin qiymətləndirilməsi, kommunikasiya və keyfiyyət planlarının hazırlanması.
3. İcra: Planların reallaşdırılması, layihə komandasının koordinasiyası, resursların düzgün bölüşdürülməsi və işlərin mərhələli şəkildə icrası.
4. Monitorinq və nəzarət: Proqresin izlənməsi, KPI-lar vasitəsilə nəticələrin ölçülməsi, risklərin idarəsi, planlarda tələb olunan dəyişikliklərin tətbiqi və keyfiyyət göstəricilərinə nəzarət.
5. Bağlanış: Yekun hesabat hazırlanması, layihə nəticələrinin qiymətləndirilməsi, maraqlı tərəflərin rəyinin toplanması və əldə olunan təcrübənin sənədləşdirilməsi.
Beynəlxalq təcrübə: Avropa İttifaqı və ABŞ dövlət layihələrində bu yanaşma sistematik şəkildə tətbiq olunur və layihələrin uğurla tamamlanmasını təmin edir. KPI-ların tətbiqi nəticələrin ölçülməsini asanlaşdırır, strateji qərarların verilməsini dəstəkləyir və hesabatlılığı gücləndirir. Bundan əlavə, bu ölkələrdə layihə menecmenti metodologiyaları dövlət sektorunda şəffaflığı artırmaq, ictimai vəsaitlərin düzgün istifadəsini təmin etmək və innovativ həllərin tətbiqini sürətləndirmək üçün əsas alət kimi qəbul olunur.

Azərbaycan təcrübəsi: Azərsu ASC-nin “regionlarda su və kanalizasiya sistemlərinin yenidən qurulması layihəsi” Azərbaycan Respublikasının dövlət proqramları çərçivəsində həyata keçirilən mühüm infrastruktur layihələrindəndir. Bu layihələr müxtəlif illərdə müxtəlif regionlarda icra olunmuşdur. 2014-ci il dövlət proqramı çərçivəsində icrasına başlanılan layihələr beynəlxalq layihə menecmenti standartalarına uyğun olaraq PMO ofislərinin fəaliyyətləri də daxil olmaqla, resursların optimal bölgüsü, işlərin plan üzrə icrası və potensial risklərin vaxtında müəyyən edilib aradan qaldırılması istiqamətində icrasına başlanılmışdır. Bu yanaşma layihələrin vaxtında və keyfiyyətli şəkildə tamamlanmasını, maraqlı tərəflərin məmnunluğunu və dövlət vəsaitlərinin səmərəli istifadəsini təmin etmişdir.

Risklərin İdarə Olunması

Layihə yanaşması proseslərin risklərini proaktiv şəkildə idarə etməyə imkan verir.

Maliyyə riskləri: Büdcənin kifayət etməməsi, sponsor dəstəyinin azalması, xərclərin düzgün proqnozlaşdırılmaması və əlavə maliyyə ehtiyatlarının yetərsizliyi. Bu risklər layihənin dayandırılmasına və ya keyfiyyət standartlarının təkrar nəzərdən keçirilməsinə səbəb ola bilər.

Vaxt riskləri: Layihə mərhələlərinin gecikməsi, icazə və təsdiqlərin ləngiməsi, resurs çatışmazlığı və planlaşdırmada səhvlər. Bu faktorlar layihənin ümumi vaxt cədvəlinin pozulmasına və əlavə xərclərin yaranmasına gətirib çıxara bilər.

Texniki risklər: Avadanlıq və proqram təminatı problemləri, texnoloji uyğunsuzluqlar, sistemlərin nasazlığı və yeniliklərin tətbiqində çətinliklər. Bu risklər layihə məhsulunun keyfiyyətinə və funksionallığına mənfi təsir göstərə bilər.

Sosial və hüquqi risklər: Tərəfdaşların narazılığı, qanunvericilik dəyişiklikləri, ictimai etirazlar və maraqlı tərəflərlə koordinasiyanın çatışmazlığı. Bu risklər layihənin icrasına mane olur, reputasiya zərərləri yaradır və layihə nəticələrinin qəbulunu çətinləşdirir.

İstənilən halda layihələrin icrasından əvvəl risklərin aradan qaldırılması layihənin uğurla tamamlanması üçün vacib mərhələdir. Bu proses risklərin vaxtında müəyyən edilməsini, potensial mənfi təsirlərin qiymətləndirilməsini və uyğun qarşısının alınma tədbirlərinin hazırlanmasını əhatə edir. Əvvəlcədən risklərin idarə olunması resursların səmərəli bölüşdürülməsinə, işlərin plan üzrə icrasına və büdcənin optimallaşdırılmasına imkan yaradır. Eyni zamanda, layihə komandaları arasında məsuliyyət bölgüsü və kommunikasiya sistemini gücləndirir, layihə mərhələlərinin gecikmələrinin və xərclərin artmasının qarşısını alır. Nəticədə layihə daha planlı, effektiv və dayanıqlı şəkildə həyata keçirilir, maraqlı tərəflərin məmnunluğu təmin olunur və təşkilatın strateji məqsədlərinə nail olunması üçün möhkəm əsas yaranır. Buna görə də, layihənin tərəfdaşları üçün prioritet, icra mərhələsinə başlamazdan əvvəl risklərin dəqiq müəyyən edilməsi və mümkün alternativ həllərin hazırlanması olmalıdır. Bu yanaşma layihənin plan üzrə irəliləməsini təmin edir, gözlənilməz problemlərin və əlavə xərclərin qarşısını alır, həmçinin resursların səmərəli istifadəsinə imkan yaradır.

Vaxt və Resurs Planlaşdırılması

Vaxt planlaması: Layihənin mərhələləri Gantt chart, PERT diagramları və digər planlaşdırma alətləri vasitəsilə izlənir, işlərin prioritetləri müəyyənləşdirilir və mərhələlər üzrə irəliləyiş effektiv şəkildə monitorinq olunur.

Resurs planlaması: İnsan, maddi və texniki resursların optimal bölgüsü təmin olunur, resurs çatışmazlığı və artıq istifadənin qarşısı alınır, layihə komandalarının iş yükü balanslaşdırılır.

Effektivlik və qənaət: Beynəlxalq təcrübədə layihə əsaslı idarəetmə resurs itkisini 20–30% azaldır (PMI, 2015), iş proseslərinin səmərəliliyi yüksəlir və büdcəyə qənaət təmin olunur.

Nəticələrin Ölçülməsi və Qiymətləndirilməsi

• Layihə yanaşması nəticələrin ölçülməsini və təhlilini asanlaşdırır.
• KPI-lar və performans göstəriciləri müəyyən edilir, nəticələr müqayisə oluna bilir.
• Azərbaycan təcrübəsində layihə menecmenti tətbiq olunan təşkilatlarda performans daha şəffafdır.
• Beynəlxalq təcrübədə (Siemens, IBM) layihə sonrası qiymətləndirmələr strateji qərarların verilməsini dəstəkləyir.

Layihə İdarəetməsində İstifadə Oluna Bilən Alətlər və Metodlar

Proseslərin layihə yanaşması ilə idarə olunması üçün müxtəlif alət və metodlardan istifadə olunur:

• Excel: Sadə və əlçatan vasitədir, vaxt və büdcə planlaması, resurs bölgüsü, iş cədvəlləri və performans izlənməsi üçün istifadə olunur.
• Microsoft Project (MS Project): Peşəkar alət, Gantt chart, resurs bölgüsü və risk idarəsi imkanları təqdim edir. Böyük və çox mərhələli layihələr üçün effektivdir.
• WBS (Work Breakdown Structure): Layihəni kiçik, idarəolunan mərhələlərə bölmək üçün istifadə olunur. Hər mərhələ üçün məsuliyyət, resurs və vaxt təyin etməyə imkan verir.
• Məsuliyyət bölgüsü (RACI): Layihə iştirakçılarının rol və məsuliyyətlərini dəqiq müəyyən edir; Responsible, Accountable, Consulted, Informed prinsipləri ilə işlərin şəffaflığını artırır.
• SWOT Analiz: Layihənin güclü və zəif tərəflərini, imkanlar və təhlükələri müəyyənləşdirir; risklərin qiymətləndirilməsi və strateji planlaşdırmada faydalıdır.

Nəticə

Proseslərə layihə yanaşması və layihə menecmenti prinsipləri əsasında idarə olunması təşkilatlarda effektivliyi yüksəldir, resursların və vaxtın səmərəli istifadəsini təmin edir, risklərin vaxtında aşkarlanması və aradan qaldırılmasına imkan yaradır və nəticəyə yönəlmiş idarəetmə modelini formalaşdırır. Bu yanaşma həmçinin layihə komandaları arasında şəffaf kommunikasiya, məsuliyyət bölgüsü və işlərin koordinasiyasını gücləndirir, strategiyaların icrasını sürətləndirir və maraqlı tərəflərin məmnunluğunu artırır. Həm beynəlxalq, həm də Azərbaycan təcrübəsi göstərir ki, layihə əsaslı idarəetmə modeli dövlət, özəl və sosial layihələrdə uğurla tətbiq oluna bilər, təşkilatların rəqabət qabiliyyətini yüksəldir və davamlı inkişafın təmin edilməsinə töhfə verir.

Tövsiyə:

• Proseslər layihə kimi müəyyən edilərkən məsuliyyət bölgüsü aydın olmalıdır.
• Risk idarəetməsi və alternativ planlar hər mərhələdə tətbiq edilməlidir.
• Layihə menecmenti alətləri resursların səmərəli istifadəsini təmin etməlidir.
• Layihənin başlanğıcında məqsəd və gözləntilər açıq şəkildə ifadə olunmalıdır.
• Bütün maraqlı tərəflərin tələb və gözləntiləri nəzərə alınmaqla prosesə başlanılmalıdır.
• Komanda daxilində və xarici tərəflərlə effektiv məlumat mübadiləsi üçün aydın kommunikasiya planı hazırlanmalıdır.
• Layihənin hər mərhələsində nəticələrin keyfiyyət göstəricilərinə uyğunluğu yoxlanmalıdır.
• Real və izlənilə bilən zaman cədvəli tərtib edilməli, gecikmələrin qarşısı alınmalıdır.
• Layihənin gedişi mütəmadi izlənməli və müvafiq hesabatlar təqdim olunmalıdır